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講再多的時間管理,都不如這10條高效法則


在這個世界的鐘表上,你可曾感受到,自己就像一個齒輪,不停地旋轉?


社會不斷進步、項目永遠做不完、陪家人的時間越來越短?感覺時間很短,時刻帶著焦慮。




其實,對項目經理來說,最重要的就是做好時間管理,以下10個原則助你成為“時間富人”。





經常會有人問一個我每每聽到都感到后背發涼的問題:“可以耽擱您一分鐘嗎?”


于是,我在一張紙上打印了大大的“1440”。我和其他人解釋:這是我用來提醒自己珍惜時間的,即一天只有1440分鐘。


其中,重點不是這種做法,而是如果你要想提升效率、管理時間,最重要的不是技巧,而是需要轉變心態。






確定你最重要的任務,并將它放在其他事情之前完成。


彼得·德魯克說:“效率是正確地做事,成效是做正確的事。”當然,前提是要知道什么是你最重要的任務、什么樣的活動能讓你獲得撬動目標的杠桿。


首先要制定確切可量化的目標,確認后,把它放到自己的計劃之內,盡早提上日程。





如何用日程表代替任務清單管理生活


①專門安排大塊時間做重要的事,即"封閉時間"或者"封盒時間";

②重要的事情安排在一天的早些時候,避免被臨時事情打擾;

③不要廢除你的目標,如有必要,重新安排執行時間;

④自動拒絕不在規劃內的請求.






拖延往往不是因為你懶,而是:


  • 你缺乏足夠的動力;

  • 你在制定目標或任務清單時,低估了未來情緒的力量。


對于你總是拖延的艱難任務,想想你為什么要做它,甚至可以在腦海里想想那個畫面:


  • “做這件事我能獲得怎樣的樂趣呢?”

  • “如果我不做的話會感到什么樣的痛苦呢?”


 拖延癥克星1:可靠的同伴 

這個人可以你的家人,或者是一位時刻監督你、對你負責的好朋友。當我們打破對其他人的承諾時,你會感覺更糟糕。


 拖延癥克星2:向理想的自己出發 

很多情況下,我們逃避任務是因為我們還沒有描繪出一位自己想努力成為的人。


我們可以想象自己未來的理想樣子,與那個理想的自己對話——“我是一個健康的飲食者,我是公司里的頭號項目經理,我是一個自律的人,我是一位企業家……”






真正的成功人士,不會為了完成待辦清單上的項目而無休止地消耗自己的時間,他們會考慮緊急重要的事情,為每件事情安排好時間,夠了就停下,不會永無止境。


事情總是做不完的,當你想為所有的事情負責的時候,有沒有想過你其實是在試圖追求完美?






5個步驟掌控你的郵件


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1.每天,使用“321-0”方法,每天只檢查并處理三次的郵件,設定一個21分鐘的鬧鐘,把這當成一個游戲,在這期間把郵箱清空。


2.馬上實施“4個D”原則。每次你打開郵件,你要準備好辦理(Do)、委派(Delegate)、推遲(Defer)、刪除(Delete)它。


此外,還可以考慮將其歸入檔案,比如為“當天回復”建立一個文件夾。


3.在你發送、轉發或抄送時要三思。避免加重信息過載,你也會少收到一些郵件。


4.主題欄寫明要求的任務。僅用主題欄就寫明所有的有效信息。


5.讓郵件簡短,這是尊重別人的一種表現,不意味著粗魯。


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如何制定高效的會議議程?


1.在開會之前向與會者尋求關于會議議程方面的意見,以避免突然出現的新的議題,使會議偏離最初的目標明確;

2.明確指出會議目的;

3.明確會議主持人;

4.確認所有受邀參會人員,人員越少越好;

5.盡可能列出會議的議題,以便讓參會人員做出決定;

6.將每個議程安排的預估時間標注在議程后,以便參會者掌握會議進度。


每日的碰頭小會是你和團隊成員快速碰頭的會議,每天同一時間,不超過15分鐘


每日的碰頭小會應包括:

  • 事件——過去24小時內重要內容。特別是和其他團隊成員有關的方面;

  • 數字——檢查日常進度;

  • 問題——解決的難度,需要消除的麻煩。







80%的成功源自20%的努力。分辨出帶給你超額回報的少數事情。這就需要我們:

①尋找捷徑;

②把最重要的事情做到極致;

③發展自己的目標技能,不要試圖掌握一切;

④通過確定最重要的20%的目標和工作來減少工作量,減輕壓力,提升幸福感。







我們每個人可以對自己的任務進行分析


放棄:我可以放下什么工作,什么事情我可以完全不做?

分派:哪些工作我可以分派給下屬,哪些工作可以外包出去?

重新設計:哪些工作需要我換種節省時間的方式繼續做?






將你的精力最大化,而不是增加工作時間。


提高整體精力水平的方法是保持身體健康。因此,我們需要:

①足夠的睡眠;

②盡可能少飲酒;

③少攝取咖啡因,尤其在白天快結束時;

④多吃天然健康食品,體重保持在健康范圍內;

⑤多喝水,每天堅持運動.

很多人學了無數時間管理的技巧,而且也足夠自律,非但沒有變成成功人士,反而把自己搞得筋疲力盡。



只有將使用時間的主動權掌握在自己手上,才能更好地利用時間,才能更高效率的工作!





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