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項目管理工作必備的7個工具

所有的工具,只有在對的時間,用在對的地方,才能真正指導項目經理的實際工作。




SWOT分析法 


Strengths:優勢

Weaknesses:劣勢

Opportunities:機會

Threats:威脅



意義:幫你清晰地把握全局,分析自己在資源方面的優勢與劣勢,把握環境提供的機會,防范可能存在的風險與威脅,對我們的成功有非常重要的意義。





 PDCA循環規則 


Plan:制定目標與計劃

Do:任務展開,組織實施

Check:對過程中的關鍵點和最終結果進行檢查

Action:糾正偏差,對成果進行標準化,并確定新的目標,制定下一輪計劃



意義:每一項工作,都是一個pdca循環,都需要計劃、實施、檢查結果,并進一步進行改進,同時進入下一個循環,只有在日積月累的漸進改善中,才可能會有質的飛躍,才可能取得完善每一項工作,完善自己的人生。




 6W2H法 


What:工作的內容和達成的目標

Why:做這項工作的原因

Who:參加這項工作的具體人員,以及負責人

When:在什么時間、什么時間段進行工作

Where:工作發生的地點

Which:哪一種方法或途徑

How:用什么方法進行

How much:需要多少成本



意義:做任何工作都應該從6W2H來思考,這有助于我們的思路的條理化,杜絕盲目性。我們的匯報也應該用6W2H,能節約寫報告及看報告的時間。




 SMART原則 


Specific 具體的

Measurable 可測量的

Attainable 可達到的

Relevant 相關的

Time based 時間的



有的又如此解釋此原則

  • S代表具體(Specific),指績效考核要切中特定的工作指標,不能籠統


  • M代表可度量(Measurable),指績效指標是數量化或者行為化的,驗證這些績效指標的數據或者信息是可以獲得的


  • A代表可實現(Attainable),指績效指標在付出努力的情況下可以實現,避免設立過高或過低的目標


  • R代表現實性(realistic),指績效指標是實實在在的,可以證明和觀察


  • T代表有時限(time bound),注重完成績效指標的特定期限

意義:人們在制定工作目標或者任務目標時,考慮一下目標與計劃是不是SMART化的。只有具備SMART化的計劃才是具有良好可實施性的,也才能指導保證計劃得以實現。




 時間管理-重要與緊急 


A.重要且緊急

  • 緊急狀況

  • 迫切的問題

  • 限期完成的工作

  • 你不做其他人也不能做


B.重要不緊急

  • 準備工作

  • 預防措施

  • 價值觀的澄清

  • 計劃

  • 人際關系的建立

  • 真正的再創造

  • 增進自己的能力


C.緊急不重要

  • 造成干擾的事、電話

  • 信件、報告

  • 會議

  • 許多迫在眉捷的急事

  • 符合別人期望的事


D.不重要不緊急

  • 忙碌瑣碎的事

  • 廣告函件

  • 電話

  • 逃避性活動

  • 等待時間


優先順序=重要性*緊迫性




意義:在進行時間安排時,應權衡各種事情的優先順序,要學會“彈鋼琴”。

對工作要有前瞻能力,防患于未然,如果總是在忙于救火,那將使我們的工作永遠處理被動之中。




 任務分解法[WBS] 


即Work Breakdown Structure,如何進行WBS分解:目標→任務→工作→活動


WBS分解的原則:

將主體目標逐步細化分解,最底層的任務活動可直接分派到個人去完成;每個任務原則上要求分解到不能再細分為止。


WBS分解的方法:

  • 至上而下與至下而上的充分溝通

  • 一對一個別交流

  • 小組討論


WBS分解的標準:

  • 分解后的活動結構清晰

  • 邏輯上形成一個大的活動

  • 集成了所有的關鍵因素包含臨時的里程碑和監控點

  • 所有活動全部定義清楚



意義:項目經理要學會分解任務,只有將任務分解得足夠細,你才能心里有數,才能有條不紊地工作,統籌安排你的時間表。




 二八原則 


巴列特定律:“總結果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”編排事務優先次序的準則是建立在“重要的少數與瑣碎的多數”的原理的基礎上。




意義:這啟示我們在工作中要善于抓主要矛盾,善于從紛繁復雜的工作中理出頭緒,把資源用在最重要、最緊迫的事情上。





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